Escoger un buen software ERP o sistema de gestión es esencial si queremos disponer de agilidad, facilidad y eficacia a la hora de gestionar nuestros negocios. Por este motivo, son cada vez más las empresas que están añadiendo el uso de estos programas a su día a día. Lo cierto es que los beneficios de un software de gestión superan, y con creces, los recursos que debemos destinar a él.
¿Qué es un ERP?
Un ERP es un programa con el que podemos tener controlados todos los departamentos de nuestra empresa desde una misma interfaz. De este modo, cuando busquemos cualquier información sobre nuestro negocio, nos bastará con recurrir al sistema y seleccionar qué información queremos conocer. Es un sistema de gestión seguro, fácil de integrar a otras herramientas que usemos en nuestro día a día y, sobre todo, de lo más versátil.
Diferencias básicas entre ERP
Hay una gran cantidad de tipos de software de gestión disponibles, por lo que cada empresa podrá seleccionar el que más se adapte a sus necesidades.
Disponemos de ERP diseñados específicamente para las grandes organizaciones, las cuales requieren de más módulo dado la cantidad de departamentos que deben gestionar. También los hay para las pequeñas empresas, la cuales solo requieren de una contabilidad y facturación, por ejemplo.
Los ERP también pueden ser locales o bien en la nube. La diferencia entre ellos es que, en el servidor en la nube, la seguridad de la información depende de los desarrolladores; por otro lado, con los ERP locales, son las empresas las que deben preocuparse por la seguridad de sus datos.
Beneficios de un ERP para las empresas
Si se escogen adecuadamente, son muchas las ventajas que los ERP aportan a las empresas usuarias. Gestión de documentación, automatización de ciertas tareas, seguimiento de pedidos y su respectiva documentación, seguridad de la información y generación de informes a tiempo real son solamente algunas de ellas.
Gestión de la documentación
Con un software ERP, toda la documentación queda guardada en su base de datos y estará accesible en todo momento. La podremos filtrar según nuestras necesidades y extraer los datos más importantes.
Automatización de flujos de trabajo
Un ERP nos permitirá ahorrar mucho tiempo en algunas de las tareas más esenciales, pero sumamente cruciales, de nuestra empresa. Por ejemplo, no será necesario crear todas las facturas a mano, ya que el sistema las generará por nosotros de acuerdo con la información que hayamos insertado en su base de datos.
Seguimiento de pedidos, stock y pagos
Al tener toda la información a tiempo real, este tipo de programas nos permiten conocer, en todo momento, el estado de cada uno de los pedidos que se nos han efectuado. También nos permite ver qué transacciones se han realizado desde diferentes plataformas, así como si hay necesidad de aumentar el stock que tenemos disponible.
Seguridad de la información
La seguridad que nos ofrecen los ERP es de las mejores que podemos encontrar en la actualidad. Toda la documentación que se genera a través de ellos y la que se digitaliza es confidencial y no pasa nunca por terceras personas. De este modo, evitamos problemas como la suplantación de identidad y el robo de datos.
Generación de informes
Sabemos que tener a mano la información más relevante de nuestro negocio es esencial a la hora de tomar decisiones. Sin embargo, gestionar toda esta documentación a mano puede llegar a ser una tarea muy tediosa. Con el ERP, no deberemos preocuparnos por ello, pues este se encarga de generar automáticamente todos los informes que necesitamos de acuerdo con los filtros que le hayamos especificado.