El software de gestión o ERP (Enterprise Resource Planning) es un tipo de software empresarial que desempeña un papel estructural en las empresas. Si en el pasado éstas eran herramientas complejas y difíciles de implementar, que sólo estaban reservadas para las grandes empresas, hoy día son soluciones intuitivas, sencillas y eficaces que pueden ser decisivas para la gran mayoría de las organizaciones.

A continuación te mostraremos qué debes tener en cuenta para seleccionar el software ERP más adecuado para tu empresa, considerando los aspectos principales que se recogen en la Guía Elegir un ERP con éxito.

¿Qué es un ERP y qué funcionalidades tiene?

Un planificador de recursos empresariales es una herramienta de software con la que una empresa puede desarrollar casi todas sus operaciones. No sólo facilita la generación de  facturas de ingresos y gastos,  la gestión del almacén, el control de las políticas de compra de mercancías o la gestión de la contabilidad.

Los programas ERP más actuales, como es el caso de Solmicro ERP, el software ERP de Zucchetti Spain, no se limitan a las funciones de facturación, sino que son soluciones integrales que pueden incluir también soluciones CRM para la gestión comercial (Customer Relationship Management), para el control de la producción, sistemas TPV, programa de contabilidad, gestión de almacén, calidad y producción, conexión con plataformas eCommerce, software de Business Intelligence, etc. Esto permite a las empresas gestionar todas las áreas de su negocio con una única herramienta y una única base de datos, evitando así duplicidades y errores.

Hay que tener en cuenta que los ERP hoy día deben ajustarse a nuevas realidades como el teletrabajo y el Smart Working, así como también al auge de la movilidad y del e-commerce. Además, la integración del ERP con otras soluciones de software con las que trabaje la empresa es fundamental para la mejora de la productividad. El ERP es, en cualquier caso, una herramienta estratégica que fortalecerá la toma de decisiones inteligentes.

Cuáles son los tipos de ERP

Existen diferentes tipos de software de gestión en el mercado. Antes de abordar la cuestión de cuál es el ERP más adecuado para tu empresa, es necesario conocer las diferentes opciones.

– ERP horizontal

Un software ERP horizontal es una solución generalista, que incluye funcionalidades que pueden aplicarse a múltiples sectores. Son programas personalizables, que permiten que tanto una empresa de venta de zapatillas deportivas como una consultora informática puedan gestionar todas las áreas de su negocio, desde las ventas hasta la contabilidad.

– ERP vertical

Se trata de soluciones de software específicas para determinados sectores, que además de  las funcionalidades habituales de un programa ERP (facturación, ventas, compras, contabilidad…), disponen de funcionalidad específica para un sector determinado.

Por ejemplo, un software de gestión de bodegas incluye módulos específicos para la gestión de viñedos, gestión de la vendimia y gestión de bodegas, depósitos y barricas para un control eficaz de la trazabilidad.

Cómo instalar un software ERP

Hay al menos dos formas de implantar un software de gestión en la empresa. Antes de empezar el proceso de implementación, hay que considerar cuál aporta un mayor valor para la organización.

– ERP on premise 

Son soluciones que se instalan en los propios sistemas de la empresa. Por lo general son soluciones bajo licencia y es la empresa la que se encarga de la adquisición, implementación y el mantenimiento del hardware en el que se instalará el software ERP.

– ERP en la nube

Es el proveedor de software el que se ocupa de instalar y mantener actualizado el software. Los ERP cloud permiten un proceso de implantación menos costoso, en menor tiempo y más ágil que los modelos on premise.

Claves para elegir un ERP o software de gestión

A continuación, compartimos algunas claves a tener en cuenta a la hora de elegir un sistema ERP o software de gestión:

1- Relevamiento

Es muy importante determinar el alcance de lo que se espera que haga el sistema dentro de tu empresa. También saber con qué recursos se cuenta tanto en personal; tiempo dedicado; y el dinero, como para afrontar el proyecto. Si el proveedor de software no hace este relevamiento mínimo, las chances de que lo que está desarrollado coincida con lo que el cliente necesita son muy bajas.

2- Capacitación

A lo largo de nuestra trayectoria vimos fallar en las empresas muchos sistemas que sabemos que son muy buenos. El factor común en todos estos casos es que el cliente final nunca aprendió a usar el máximo potencial de la herramienta. Esto por lo general se evita si durante el proceso de adopción del software tiene incorporado un proceso de capacitación y seguimiento.

3- Migración de datos

Si pertenecés al 92% que está cambiando de sistema, este punto es muy importante para vos. Probablemente estás en el punto en el que no tenés soporte o incluso se agotó la relación con tu proveedor actual y tenés todo el historial de tu empresa en su sistema. Es clave analizar cuál será el grado de migración de datos que podrás alcanzar, cuál es el esfuerzo que requerirá y si se justifica. Hay diversas opciones y tener presente cuál es la que mejor será de gran utilidad para la transición que existirá.

4- Acompañamiento posterior

Una vez que el sistema ya está funcionando correctamente es importante contar con un acompañamiento posterior. El error más frecuente al respecto es pensar que como uno ya pagó el sistema y lo está usando, ya no necesitará más ayuda por parte del proveedor. Incurrir en este error puede ser más caro aún que pagar un soporte de forma permanente. El problema surge por pensar que un software es algo estático y que las necesidades del cliente también lo son. Nada más diferente a la realidad que esto. El contexto se modifica permanentemente (impuestos, variables económicas, etc.), la empresa evoluciona permanentemente y la manera de hacer negocios está en permanente cambio. Con esta volatilidad en todos los elementos que hacen al negocio, ¿por qué pensar que un sistema hecho para una realidad en el pasado no quedará obsoleto en el presente o en el futuro?

5- Crecimiento del sistema en el tiempo

El sistema no sólo queda desactualizado en el tiempo. Muchas veces el sistema queda “chico”. En otras palabras, el sistema no crece al ritmo que lo hace la empresa. Es por este punto que es muy importante considerar tanto las necesidades actuales como la posibilidad (estructura y trayectoria del proveedor) y la voluntad (el modelo de negocio del proveedor) del proveedor de software a hacer escalar el sistema en el tiempo.

6- Posibilidad de integrar a otros software

Otra consideración importante está relacionada a la convivencia entre sistemas. Muchas veces, por la especificidad de las áreas de la empresa, con un solo sistema no alcanza. Hay proveedores más propensos a facilitar esta integración y otros que no. El día de mañana puede ser un gran dolor de cabeza tener que convivir con varios sistemas que no “hablen entre sí”.

7- Tecnología y seguridad

Quizá la más difícil de evaluar y lejana de anticipar para un empresario que no es experto en informática, es la referente a las características técnicas. Es probable que aquí se requiera algún asesoramiento particular. De todas formas, podemos anticipar que hay ciertas preguntas que son importantes hacer a la hora de evaluar una solución informática para tu negocio. Tener información respecto de seguridad de los datos, backups de la información, propiedad de los datos, infraestructura y conectividad necesaria, pago o no de licencias suelen evitar sorpresas en el futuro y más de una discusión.