Cada negocio es distinto, pero todos tienen una serie de características que comparten y que son vitales para que la actividad del comercio funcione.
En un mundo que se digitaliza a pasos agigantados, en muchas ocasiones, los negocios minoristas no encuentran soluciones que se adapten a sus requisitos. Las posibilidades que ofrecen los distintos programas para tiendas pueden dar un gran salto de calidad y la oportunidad de expandirse para llegar a nuevos mercados que consigan la consolidación como empresa.
Para una pyme, las dificultades a las que se enfrentan cada día son mayores que para una gran empresa. Tienen que hacer un esfuerzo mucho más grande para poder llegar a un nivel acorde de competencia, pero lo principal en estos tiempos es contar con un e-commerce, en caso de que sólo se disponga de una tienda física.
Cada día, la transformación digital es más obligada, sobre todo en los comercios minoristas, principalmente porque conecta su actividad con todo el mundo. Actualmente, los compradores están más habituados a la instantaneidad de internet y por el lado de un negocio, lo digital reduce bastantes gastos.
Un software para tiendas y comercios es la herramienta perfecta para ayudarte a gestionar tu negocio. Desde mantener controlados los pedidos y el inventario, hasta controlar el almacén y emitir facturas, puedes hacerlo todo desde tu ordenador o dispositivo móvil.
En internet existen diversas posibilidades que ayudan, entre otros aspectos, a tener una mejor organización, un mayor control, disminuir costos y ahorrar tiempo. Sin duda, si se busca instalar un software de gestión para tiendas, uno de los requisitos fundamentales es que facilite el día a día.
En este tipo de negocios se buscan soluciones intuitivas, que no supongan un gran esfuerzo aprender y que contengan herramientas que incluyan diferentes necesidades adaptadas al sector.
Afortunadamente, hay soluciones de gestión que simplifican y agrupan tareas para que el dinamismo del comercio sea mucho más eficiente, y que la digitalización se equipare al nivel que se requiere en la actualidad.
A continuación, compartimos algunas claves a tener en cuenta a la hora de elegir un sistema ERP o software de gestión:
1- Relevamiento
Es muy importante determinar el alcance de lo que se espera que haga el sistema dentro de tu empresa. También saber con qué recursos se cuenta tanto en personal; tiempo dedicado; y el dinero, como para afrontar el proyecto. Si el proveedor de software no hace este relevamiento mínimo, las chances de que lo que está desarrollado coincida con lo que el cliente necesita son muy bajas.
2- Capacitación
A lo largo de nuestra trayectoria vimos fallar en las empresas muchos sistemas que sabemos que son muy buenos. El factor común en todos estos casos es que el cliente final nunca aprendió a usar el máximo potencial de la herramienta. Esto por lo general se evita si durante el proceso de adopción del software tiene incorporado un proceso de capacitación y seguimiento.
3- Migración de datos
Si pertenecés al 92% que está cambiando de sistema, este punto es muy importante para vos. Probablemente estás en el punto en el que no tenés soporte o incluso se agotó la relación con tu proveedor actual y tenés todo el historial de tu empresa en su sistema. Es clave analizar cuál será el grado de migración de datos que podrás alcanzar, cuál es el esfuerzo que requerirá y si se justifica. Hay diversas opciones y tener presente cuál es la que mejor será de gran utilidad para la transición que existirá.
4- Acompañamiento posterior
Una vez que el sistema ya está funcionando correctamente es importante contar con un acompañamiento posterior. El error más frecuente al respecto es pensar que como uno ya pagó el sistema y lo está usando, ya no necesitará más ayuda por parte del proveedor. Incurrir en este error puede ser más caro aún que pagar un soporte de forma permanente. El problema surge por pensar que un software es algo estático y que las necesidades del cliente también lo son. Nada más diferente a la realidad que esto. El contexto se modifica permanentemente (impuestos, variables económicas, etc.), la empresa evoluciona permanentemente y la manera de hacer negocios está en permanente cambio. Con esta volatilidad en todos los elementos que hacen al negocio, ¿por qué pensar que un sistema hecho para una realidad en el pasado no quedará obsoleto en el presente o en el futuro?
5- Crecimiento del sistema en el tiempo
El sistema no sólo queda desactualizado en el tiempo. Muchas veces el sistema queda “chico”. En otras palabras, el sistema no crece al ritmo que lo hace la empresa. Es por este punto que es muy importante considerar tanto las necesidades actuales como la posibilidad (estructura y trayectoria del proveedor) y la voluntad (el modelo de negocio del proveedor) del proveedor de software a hacer escalar el sistema en el tiempo.
6- Posibilidad de integrar a otros software
Otra consideración importante está relacionada a la convivencia entre sistemas. Muchas veces, por la especificidad de las áreas de la empresa, con un solo sistema no alcanza. Hay proveedores más propensos a facilitar esta integración y otros que no. El día de mañana puede ser un gran dolor de cabeza tener que convivir con varios sistemas que no “hablen entre sí”.
7- Tecnología y seguridad
Quizá la más difícil de evaluar y lejana de anticipar para un empresario que no es experto en informática, es la referente a las características técnicas. Es probable que aquí se requiera algún asesoramiento particular. De todas formas, podemos anticipar que hay ciertas preguntas que son importantes hacer a la hora de evaluar una solución informática para tu negocio. Tener información respecto de seguridad de los datos, backups de la información, propiedad de los datos, infraestructura y conectividad necesaria, pago o no de licencias suelen evitar sorpresas en el futuro y más de una discusión.