Una reunión bien gestionada ayuda al equipo y a las decisiones con mejor proyección.
Como cualquier trabajo lo demanda, una buena reunión, bien gestionada, será necesaria.
Esto quiere decir, que la utilidad de una reunión preparada con antelación será evidente. Es necesario que la reunión esté bien distribuida entre los participantes y esté acompañada con los documentos o herramientas persistentes al caso.
Además, debemos considerar que hacer que una reunión cuente con una participación activa de todos los miembros en todos los debates y decisiones, construirá en la sensación de equipo y de pertenencia.
Naturalmente, una reunión requiere un proceso, cualquiera sea su contenido, y ese proceso requiere una gestión. Si toda la responsabilidad cae en una persona será desgastante, y si cae reiteradamente en la misma persona, será más desgastante aún.
Prioritariamente, mantendremos a la organización como factor principal y a involucrar a todos los participantes como necesario. Seguiremos con establecer el contenido justo y esencial para evitar cualquier distracción o dispersión, tratando de que no se extienda innecesariamente y no sea agobiante.
En tercer lugar, estableceremos la necesidad de sacar conclusiones y repasos de la reunión, para establecer un avance concreto y con el que todos estén de acuerdo. Además de esto, revisaremos que la reunión haya sido constructiva para el equipo y que no se haya descontrolado.
Hablando de las trampas a evitar, podemos mencionar:
- Tratar de derrochar tiempo, energía y dinero.
- Evitar de que no haya miembros pasivos.
- No a las lentitudes en el proceso, ni errores que nos hagan caer en el estrés o urgencias.
- Los elementos que acompañen a mi reunión, ya sea una presentación o lo que esté utilizando, no debe tener el máximo de información, sino limitarse a lo atractivo y que no se olvide fácilmente.
- Evitar los análisis demasiado detallados sin argumentos o solidez.
- Tratar de no caer en la monotonía y animarse a usar la creatividad para estimular a los participantes.
Por último, mencionaremos que una vez que empiezo a aplicar estas mejoras y pasan unas cuantas reuniones, debo considerar hacer un nuevo diagnóstico sobre las nuevas dinámicas de encuentro, para ver si el nivel del contenido está tornándose cada vez más profesional o no.